安吉的日语业务跟单员每天要对接的订单多来自江浙一带的日资外贸企业,比如安吉本地的竹制品家居厂、户外用品厂，还有周边湖州的纺织类工厂，这类订单的日语资料里常会出现“寸法公差”“仕上げ状態”这类专业术语，跟单员得提前把对应中文的行业标准记熟，不能只靠翻译软件直译，上个月有个做竹制餐具的订单，日方客户要求“表面に細かな木目模様を残す”，翻译软件翻成“表面保留细微木纹”，但实际是要求保留竹材原有的天然纹理，不能做抛光打磨，要是按直译做了，这批货就得返工，损失至少两万块，所以跟单员拿到订单后，要先把所有日语要求和工厂的生产标准做交叉核对，每一项都标注清楚，再发给生产车间确认。
安吉的日语业务跟单员常要和日方客户、国内工厂两边沟通，两边的时间差和专业术语差异是最大的问题，日方客户一般在上午十点到下午四点有空，国内工厂的对接人大多在上午九点到下午五点在岗，跟单员得把沟通时间卡在这个重叠时段里，之前有个做户外折叠椅的订单，日方客户临时要求把椅腿的直径从12毫米改成11.5毫米，跟单员下午两点发消息给日方确认，四点收到回复后，马上给工厂的生产组长打电话，还把日语的修改要求写成了带标注的书面通知，避免口头传达出错，给日方发消息时，要多用“ご確認いただけますでしょうか”这类礼貌句式，给国内工厂发消息时，要直接说“这个尺寸改了，今天下午五点前要把样品寄到检测部”，不用太客套，节省时间。
安吉的日语业务跟单员收尾时最容易忽略的是资料归档和后续跟进,日方客户要求的出货资料里，除了装箱单、提单，还有“品質証明書”“原産地証明書”，这些资料的日语版本要和中文版本完全对应，不能有术语翻译不一致的情况，上个月有个做竹制收纳筐的订单，因为原产地证明书上的日语“原産地”写成了“生産地”，日方客户清关时被扣了货，最后跟单员花了三天时间重新办证明，还赔了客户五百块的违约金，所以收尾时，要把所有日语资料和中文资料一一核对，再发给客户确认，出货后还要把所有订单资料按年份和客户分类归档，方便后续查用。
做安吉的日语业务跟单员,不用追求太花哨的技巧，把每个订单的细节盯紧，两边沟通的时间和内容捋顺，收尾时的资料核对做扎实，就能减少大部分问题，平时可以把常用的日语专业术语做成小卡片，上班路上抽五分钟看看，遇到拿不准的地方，直接查安吉本地日资企业常用的行业词典，比用通用翻译软件靠谱。